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DICAS PARA AUMENTAR A EFICIÊNCIA EM PEQUENOS ESCRITÓRIOS CONTÁBEIS

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Um escritório contábil é uma empresa e deve ser tratado como tal. Para isso, é necessário investimento em gestão e em estratégias que produzam efeitos reais, que possam ser enxergadas não apenas pelos clientes, mas por todos os agentes ao seu redor.

Pequenos escritórios contábeis geralmente enfrentam várias dificuldades, desde encontrar novos clientes, a enfrentar uma exaustiva competição com escritórios grandes e tradicionais das regiões onde atuam. Entretanto, ideias simples podem aumentar a aumentar a eficiência de pequenos escritórios contábeis ou daqueles que ainda estão se estabelecendo no mercado.
Um escritório contábil é uma empresa e deve ser tratado como tal. Para isso, é necessário investimento em gestão e em estratégias que produzam efeitos reais, que possam ser enxergadas não apenas pelos clientes, mas por todos os agentes ao seu redor.
Sendo assim, seguem abaixo quatro ideias simples que podem realmente agregar valor e aumentar a eficiência do seu escritório contábil.
1 – Comece pela qualidade visual
Engenheiros de produção sabem que um simples desenho de esteiras no chão das fábricas garante uma redução vantajosa de tempo na execução da produção e reduz custos consideráveis para as indústrias. E essa é uma estratégia de gestão que pode ser levada para dentro de escritórios contábeis, pois, até a organização das mesas e cadeiras pelas salas pode oferecer uma redução de tempo e custo, sem falar do impacto positivo causado pela apresentação visual que pode, inclusive, ajudar a diminuir o estresse. A dica então seria contratar os serviços de um designer de interiores especializado em escritórios.
Fique de olho também na ergonomia. Para quem não sabe, ergonomia vem a ser um estudo que leva em consideração a tecnologia, aliada a métodos do desenho industrial para otimizar as condições de trabalho humano.
Melhorar a qualidade visual do seu escritório contábil é um passo para o cliente sentir o seu profissionalismo e seriedade. Deve-se investir, principalmente, na marca comercial. As cores que irão compor a fachada também devem ser estratégicas. Quanto ao nome fantasia, procure um que proporcione impacto e que tenha uma significância contábil. Talvez, futuramente, seu escritório possa ser expandido para outras regiões e ele precisará carregar uma marca.
2 – Invista em capital intelectual
O maior capital de uma empresa prestadora de serviços, certamente, é o seu quadro de colaboradores. Porém, assim como o cliente, o colaborador precisa perceber valor na empresa onde trabalha, precisa estar motivado, não apenas monetariamente, mas profissionalmente também. O colaborador precisa acordar pela manhã com vontade de trabalhar, disposto a dedicar a maior parte de seu tempo para sua empresa, da qual deve ter orgulho.
Contrate pessoas comprometidas, que entendam e aceitem a missão da empresa, além de ter qualidade técnica. Pessoas experientes geralmente carregam a cultura organizacional da empresa anterior, além do conhecimento, mas bastam algumas reuniões, treinamentos e uma boa liderança para adequar o colaborador mais experiente ao modo de empreender do seu escritório.
Contratar pessoas sem experiência não é tão ruim quanto muitos pensam. As universidades estão repletas de jovens promissores, com sede de aprender e crescer profissionalmente. Basta procurar pelos melhores históricos e não os melhores currículos. Contrate os mais dedicados e obstinados a crescer porque esses poderão ser mais facilmente moldados à sua gestão.
Mas não adianta contratar, apenas. É preciso qualificar, incentivar e oferecer cursos especializados aos seus colaboradores com frequência. Isso também irá motivá-los e empresas com colaboradores motivados geralmente são mais eficientes.
3 – Organizar e automatizar sempre!
Organização é fundamental. Uma bancada repleta de papeis, pastas e documentos assusta qualquer integrante de seu escritório. Além disso, pilhas de documentos atrapalham execução normal do trabalho.
Uma ideia interessante utilizada atualmente é o “sistema de armazenamento em nuvem”. Nesse sistema, os documentos ficam guardados em armazenamentos digitais, podendo ser acessados a qualquer momento, tanto por clientes quanto por contadores. Isso diminui a quantidade de papel no escritório, evita atrasos e ainda ajuda a preservar o meio ambiente.
Dessa forma, busque trabalhar com ferramentas que simplifiquem o seu serviço. Minha sugestão é que você utilize um software de integração contábil para executar suas atividades. Que seja ao mesmo tempo eficiente e intuitivo para todos seus usuários.
4 – Use a tecnologia ao seu favor
Na maioria dos casos, quando o cliente entra em contato por telefone com o escritório, procurando sanar dúvidas, é comum que o trabalho de um dos colaboradores seja suspenso para atendê-lo. Esses atendimentos podem durar minutos ou até horas, e isso gera um custo extra para o escritório.
Entretanto, se você utilizar o próprio site da empresa para esclarecer as dúvidas mais recorrentes de seus clientes, as interrupções de trabalho serão reduzidas e, consequentemente, o trabalho do seu escritório será mais eficiente, o que acaba gerando mais valor para o serviço prestado.
Outra ideia que funciona bem é disponibilizar vídeos tutoriais curtos, que podem ser apresentados por você ou algum de seus colaboradores. Assim, seus clientes poderão ter acesso a explicações simples e objetivas sobre os temas mais procurados. Esse é um investimento baixo e que pode trazer um grande retorno no longo prazo, já que o vídeo vai ficar armazenado e o cliente pode acessá-lo 24 horas por dia. Além disso esse recurso pode atrair mais clientes para sua empresa, gerar receitas com propagandas, entre outros benefícios que internet proporciona.
Perceba que com pequenas mudanças é possível alcançar um caminho de cada vez mais profissionalismo e eficiência, basta buscar ferramentas de gestão, investir em capital intelectual, utilizar técnicas de design funcional e fazer uso das tecnologias de contabilidade online que estão ao nosso favor.
Fonte: Centi

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