Blog
Você sente que nunca tem horas no seu dia suficientes para fazer tudo o que precisa? A boa notícia é que você não é o único.
Eu costumava ter e-mails brotando igual mato na minha caixa de entrada, uma lista de tarefas quilométrica e aquelas ideias de negócios, uma delas que eu estive pensando em começar a quatro anos, implorando pela minha atenção.
Ok, esse último eu ainda não consegui resolver, mas pelo menos eu melhorei na parte de controlar o monstro de duas cabeças dos e-mails e do gerenciamento de tarefas. Vão aí algumas dicas que me ajudaram e talvez possam te ajudar também a melhorar sua produtividade:
PASSO 1: MUDE SUA MENTALIDADE
Esqueça a gestão do tempo e pense sobre o fluxo de trabalho e no gerenciamento de energia.
Temos 100 mil bilhões de neurônios, mas só podemos manter sete coisas na nossa cabeça ao mesmo tempo. Isso significa que você precisa tirar coisas da sua cabeça e colocá-las em um sistema. A CENTI dispõe de inúmeros recursos que podem ajuda-lo na gestão de projetos. O importante é escolher um sistema e ficar com ele.
PASSO 2: LEMBRE-SE DE QUE CHECAR O E-MAIL NÃO É O SEU TRABALHO
Pode ser tentador dar uma olhada no seu e-mail à procura de coisas mais fáceis ou interessantes para fazer, mas isso só suga o tempo que você deveria estar dedicando a outras prioridades. Além disso, geralmente isso produz muito pouco em termos de resultados concretos. Então trabalhe na implantação das seguintes estratégias de gestão de e-mail:
Verifique se o seu e-mail três vezes ao dia: Limite o número de vezes que você checa a sua caixa de entrada, assim você vai ser mais eficiente na hora de responder aos e-mails. Eu verifico o meu às 9h, às 12h e às 16h todos os dias.
Reduza sua caixa de entrada a zero todos os dias. Avise as pessoas sobre os seus hábitos de e-mail. Por exemplo, adicione uma observação à sua assinatura dizendo: “Eu leio e-mails uma vez por dia. Se for urgente, por favor me ligue!”
Só mande e-mails para quem realmente precisa vê-los, isso significa reduzir o número de Cópias e Cópias Ocultas que você manda. Afinal, da mesma forma, você não quer desperdiçar o tempo dos outros.
Use abreviaturas: Se você conseguir colocar toda a sua mensagem na linha de assunto, faça isso!
Leia Newsletters uma vez por semana.Crie uma pasta separada contendo todas as Newsletters que você assina e não a abra até que você tenha tempo para se sentar e ler tudo.
Não use sua caixa de entrada como uma lista de afazeres.
Quando você recebe um e-mail, tem as seguintes cinco opções:
1. Excluí-lo;
2. Delegá-lo, ou seja, encaminhá-lo para outra pessoa para que ela lide com ele;
3. Respondê-lo. Se achar que isso levará menos de 2 minutos, faça-o imediatamente;
4. Adiá-lo. Isto é, colocá-lo na sua agenda para resolver mais tarde ou usar ferramentas como o boomerang para que o e-mail volte para a sua caixa de entrada mais tarde;
5. Colocá-lo no seu sistema de gerenciamento de tarefas.
PASSO 3: USE ESTES TRUQUES.
Existem ainda mais alguns truques que podem torná-lo um expert da produtividade e fazê-lo resolver as tarefas de forma mais fácil:
Isso significa fazer a coisa mais difícil primeiro. E também significa combinar o seu nível de energia com a demanda do trabalho. Eu prefiro agendar as minhas tarefas mais difíceis para os primeiros horários da manhã, pois é quando tenho energia suficiente para enfrentá-las, deixando as tarefas mais fáceis para a tarde.
Se a tarefa é difícil, você tem duas opções:
1-Defina um cronograma e trabalhe nela por um período específico de tempo;
2-Identifique uma tarefa e trabalhe nela por 10 minutos e faça uma pausa de 2 minutos; em seguida, fique em uma outra tarefa por 10 minutos e fala outra pausa de 2 minutos — faça isso por cinco vezes e você terá começado cinco grandes projetos. Ou você pode fazer isso com um único projeto.
Seu tempo pode ser definido como branco, preto ou cinza. O branco se refere ao tempo passado com amigos e família, quando você está fazendo as atividades que não são relacionadas ao trabalho. O preto refere-se ao tempo passado trabalhando e resolvendo suas tarefas. E, por último, o cinza se refere ao tempo gasto entre os dois, o que deve ser evitado — trabalhar no seu laptop enquanto assiste à TV definitivamente é tempo cinza. Sendo assim, escolha: você deve ou trabalhar ou assistir a TV — fazer os dois não é nem relaxante nem produtivo. Separe de forma clara o seu tempo e espaço entre vida profissional e a vida doméstica.
Reserve um lugar para utilizar sozinho ou vá a um café e concentre-se no que você precisa fazer. Esse é seu tempo reservado para focar.
É tentador se sentir constantemente pressionado a “fazer”, mas, sendo da liderança, às vezes você precisa parar de fazer para pensar. Tire um tempo (eu faço isso no final do dia ou durante a manhã) para olhar para o dia ou a semana anterior, rever projetos e ações e quebrar os grandes projetos em tarefas gerenciáveis (por exemplo: se você está saindo de férias, pesquise online, verifique os preços, reserve e pague).
Você sempre terá mais demanda do que tempo, e você sempre vai querer colocar as mãos em tudo. Mas você não consegue fazer isso — ninguém consegue, mesmo que algumas pessoas pareçam poder. Por isso, trabalhe de forma eficiente, descanse bastante e tire um tempo para curtir.
Pense nisso. Boa semana e sucesso!